Регистрация посетителей на выставке: советы для эффективного анкетирования

Участие в отраслевой выставке – это прекрасная возможность увеличить число заказчиков, показать свои разработки и достижения, развить имидж компании и оценить конкурентов.

Сегодня мы коснемся очень важной части выставки — это сбор информации о потенциальных клиентах: зачем регистрировать посетителей? Почему это важно? Кого и как регистрировать? Как разработать регистрационную анкету? Что делать с собранными анкетами после выставки? Пойдём по порядку.

Начнём с того, что некоторые экспоненты вообще не ставят задачу собирать какую бы то ни было информацию от посетителей. «Главное раздать побольше своих рекламных материалов, а дальше кому надо, тот сам позвонит», — такой подход не сулит ничего хорошего.

Полагаться на память нецелесообразно — запомнить в деталях информацию, полученную во время общения с множеством посетителей, невозможно. Поэтому лучший способ фиксации контактов с посетителями стенда — заполнение регистрационной анкеты. Как говорится, тупой карандаш лучше острой памяти :)

Какие пункты может содержать анкета?

• Контактные данные посетителя, включая Ф.И.О., название компании, должность, номер рабочего и мобильного телефона, адрес электронной почты, почтовый адрес, номер факса, адрес сайта и т.д.;
  
• профиль деятельности компании;
  
• интерес к определенным товарам или услугам;
  
• сфера применения товаров или услуг;
  
• ключевые требования к поставщикам;
  
• факторы, влияющие на решения о закупках;
  
• сроки закупок;
  
• лица, принимающие решения о закупках;
  
• градация посетителя (по степени важности / заинтересованности);
  
• наименования переданных материалов;
  
• примечания, комментарии относительно дальнейших действий и т.д.
  

Выбор вопросов зависит от того, с какой информацией работают менеджеры по работе с клиентами — это определяющий фактор. Не добавляйте ничего лишнего, не отнимайте полезное время. Пункты анкеты можно разделить по степени важности; первостепенные разместить в верхней части анкеты, второстепенные — в нижней.

Чтобы оценить эффективность средств маркетинговых коммуникаций, использованных в предвыставочной рекламной кампании и во время работы на выставке, вы можете включить в анкету вопрос о том, что привлекло посетителей на ваш стенд:

• приглашение по почте;
  
• электронная рассылка;
  
• телефонный звонок сотрудников компании;
  
• рекомендация коллег;
  
• анонс участия в выставке на корпоративном сайте компании;
  
• реклама на сайте выставки;
  
• наружная реклама на территории выставки (штендеры, баннеры, подвесы и т.д.);
  
• промо-акция на выставке;
  
• мероприятие на стенде (презентация, мастер-класс, демонстрация и т.д.);
  
• работа персонала на стенде;
  
• оформление стенда;
  
• товары / услуги, представленные на стенде;
  
• другое (пожалуйста, укажите).
  

Подготовьте бланки анкет с запасом (пусть лучше они останутся, чем их не хватит). На всякий случай возьмите на выставку макет анкеты в электронном виде, чтобы при необходимости оперативно допечатать бланки.

Довольно часто посетителей приходится регистрировать стоя, поэтому удобно скрепить анкеты в виде подшивки с твёрдым основанием или использовать канцелярский планшет (клипборд) с зажимом для крепления бланков.

Для прикрепления к анкетам визитных карточек посетителей потребуются степлеры и запасные скобы в большом количестве.

Сама по себе перспектива прохождения регистрации на стенде посетителей может, мягко говоря, не радовать. Тем более, вы на выставке не одни, и, возможно, некоторых уже не раз регистрировали на других стендах. В этой связи, рекомендую проводить регистрацию посетителей непринужденно, как бы по ходу дела. Как именно?

• Утвердите бланк анкеты как единый носитель для сбора данных и отчётный документ о контактах с посетителями;
  
• Прежде всего, не держите регистрационные анкеты в руках при установлении контактов. Так вы больше похожи не на потенциального делового партнера, а на соцработника, проводящего перепись населения. Анкеты должны быть наготове на передней линии стенда, но не на виду;
  
• Регистрируйте целевых посетителей. Предположим, вы установили контакт с посетителем на границе стенда. Как только стало понятно, что он входит в вашу целевую аудиторию и его стоит зарегистрировать, вы, не стесняясь, прерываете разговор словами: «Андрей Георгиевич, прошу прощения, если позволите, я буду делать пометки, мне очень важно ничего не упустить»;
  
• Несмотря на непринуждённость, с которой вы вводите посетителей в процесс регистрации, некоторых происходящее всё же будет настораживать. Чтобы снять возможное напряжение по вопросу «А зачем это нужно?» — поясните: «Чтобы после выставки в кратчайшие сроки подготовить для вас предложение, которое будет отвечать вашим потребностям».
  
• На возражение «У меня мало времени» вы можете ответить, что заполнение анкеты займёт всего несколько минут и не только не помешает, а наоборот, позволит сделать разговор более продуктивным и в итоге сэкономить время;
  
• Если, несмотря на объяснения, посетитель возражает против заполнения анкеты (не важно по какой причине), отступите, не стоит накалять ситуацию и ставить под угрозу дальнейшие отношения. Заполните поля после его ухода. Если вы превратите посетителя в клиента без совместного заполнения регистрационной анкеты, никто вас не осудит;
  
• Заполняйте анкету самостоятельно. Единственным исключением может быть блок контактной информации, особенно адрес электронной почты;
  
• Обратите особое внимание на сбор контактных данных посетителя. На визитной карточке может отсутствовать необходимая информация. Обязательно проверяйте, всё ли, что вам нужно знать, указано на визитке посетителя;
  
• Заполняйте ключевые пункты анкеты по ходу разговора, остальные — сразу же после завершения контакта. Если переключиться на следующего посетителя, не завершив заполнение анкеты предыдущего, есть риск не вспомнить детали разговора;
  
• Если у посетителя не нашлось визитки и всё приходится записывать от руки, то лучше заполнить данные в два этапа — в начале разговора записать имя, название компании, должность и при необходимости сферу ответственности посетителя, а в конце, когда речь заходит о продолжении контакта после выставки, уместно выяснить номер рабочего и мобильного телефона, адрес электронной почты;
  
• Обеспечьте сохранность регистрационных анкет. Не оставляйте анкеты без присмотра в свободном доступе из прохода. Даже в незаполненном виде ваши анкеты могут представлять ценность для конкурентов. И уж тем более в заполненном. Как только у вас набралось три-четыре заполненных бланка, открепите их и отнесите в специально отведённое для хранения анкет место, например, в закрывающееся на ключ подсобное помещение. Это позволит снизить риск пропажи;
  
• Фиксируйте контакты со всеми категориями целевых посетителей на бланках регистрационных анкет (а не как придётся — в блокноте, на листе бумаги, на обороте визитки). В зависимости от ситуации «глубина проработки» может быть разной; самых ценных посетителей старайтесь регистрировать с заполнением всех пунктов анкеты. Результаты встреч с постоянными клиентами также фиксируйте на бланке анкеты.
  

Итак, выставка закончилась. Вы вернулись в офис, открыли компьютер и увидели десятки электронных сообщений, которые пришли, пока вы работали на выставке. Кроме того накопилось несколько неотложных дел, а тут ещё эти анкеты… Понятно, что сразу на всё рук не хватает. Что же делать?

Начните с самого важного. Решите неотложные офисные дела и поддержите приоритетные контакты. Посетители категории «А» («горячие») требуют незамедлительного сопровождения — в течение 48 часов после окончания выставки.

Посетители категории «B» («тёплые») обрабатываются в течение 10 рабочих дней после окончания выставки. Контакты с посетителями категории «C» («холодные») могут быть поддержаны в течение 30 календарных дней после выставки.

Известно, что ведущие компании (особенно на высококонкурентных рынках) начинают обработку контактов прямо во время выставки! Анкеты, собранные в первый день работы, например, во вторник, в среду уже передаются в офис, а в четверг по ним отправляют коммерческие предложения и звонят!

Выше мы описали основные правила работы по регистрации контактов. Ручное заполнение это традиционный способ, но этот процесс можно автоматизировать: сократить время на заполнение анкеты и обработку анкет в поствыставочный период. Существует несколько способов. Можно воспользоваться Гугл анкетами, сканерами, которые предоставляет организатор или сервисами, разработанными специально для этого процесса. Как раз о таком расскажем подробнее.

FlippingBook Salespal — отраслевое решение, которое автоматизирует самые сложные задачи менеджера: сбор контактной информации о посетителе, заполнение анкеты, сохранность анкет, обмен маркетинговой документацией и обработка данных после выставки.

Как это работает: разработанную специально для выставки анкету, необходимо подгрузить в личный кабинет Salespal, и она отобразиться в мобильных приложениях сотрудников, которые будут работать на стенде. При сканировании визитки, все данные автоматически считываются и попадают в нужные поля анкеты, остальные ответы можно проставить галочками. Есть возможность записать комментарий и указать категорию контакта. Во время общения можно отправить документы сразу на почту, указанную на визитке. Эти данные сохраняются в устройстве менеджера, и сразу отобразятся в личном кабинете. Выгрузить данные собранных контактов из личного кабинета можно в любой момент, нет необходимости дожидаться окончания выставки.

Используя Salespal вы не только облегчаете жизнь сотрудникам, но и повышаете статус компании в глазах клиентов. Менеджеры не стоят с бумажными анкетами, не заставляют клиентов по буквам повторять почту: "с" как доллар, "и" с точкой. Сокращая время на заполнение анкеты, вы можете его потратить на продуктивное общение с клиентом.

Время — деньги! Чем быстрее вы обработаете выставочные контакты, тем выше ваши шансы опередить конкурентов и получить преимущество в борьбе за клиентов.