5 инструментов для автоматизации отдела продаж

Продажи — один из самых сложных и стрессовых элементов любой бизнес-системы. Именно отдел продаж поможет удержать компанию на плаву даже в самые сложные периоды, и он же с легкостью ее потопит, когда этого никто не ожидает. В процессе работы возникает немало проблем, справиться с которыми без качественного структурирования задач и их последующего выполнения невозможно. Основные «проблемные зоны» это:

• Потеря клиентов;
  
• Утечка важной информации;
  
• Недостаточно четкое и рациональное распределение времени специалистов отдела продаж;
  
• Отсутствие системы в работе отдела продаж..
  
  

Есть много элементов построения сильного и непотопляемого отдела продаж. Сегодня мы говорим об одном из главных — автоматизации.

Когда компания только развивается, поток клиентов небольшой и отдел продаж состоит из двух-трех человек, тратить время и ресурсы на автоматизацию их работы кажется лишним. Но когда необходимость станет действительно острой, сделать это быстро и без потерь уже намного сложнее.

Многие компании до поры до времени даже не задумываются об автоматизации, доверяя лишь ручным действиям и таблицам Microsoft Excel. В лучшем случае, Google Таблицам. Тем самым руководители полностью перекладывают успех продаж на плечи менеджеров, и далее все зависит исключительно от их внимательности и ответственности. А меж тем, простые действия по автоматизации, которые можно выполнить за день, способны избавить от многих проблем отдела продаж, таких как:

• Потеря информации и клиентской базы — нередко менеджеры уходят из компании, прихватив с собой часть клиентской базы. Если у вас нет единого хранилища информации, вы потенциально подвержены такому риску;
  
• Нерациональное распределение времени менеджеров, много рутинных задач. Когда сейлзы тратят свое время на бесконечное заполнение таблиц и отчетов, им некогда заниматься основной работой — продавать;
  
• Нет анализа эффективности как отдела в целом, так и каждого менеджера в частности;
  
• Нет системного подхода и контроля. Если нет контроля и четко прописанных регламентов, в отделе будет царить хаос, который ни к чему хорошему не приведет.

Потеря информации и клиентской базы — нередко менеджеры уходят из компании, прихватив с собой часть клиентской базы. Если у вас нет единого хранилища информации, вы потенциально подвержены такому риску;

Нерациональное распределение времени менеджеров, много рутинных задач. Когда сейлзы тратят свое время на бесконечное заполнение таблиц и отчетов, им некогда заниматься основной работой — продавать;

Нет анализа эффективности как отдела в целом, так и каждого менеджера в частности;

Нет системного подхода и контроля. Если нет контроля и четко прописанных регламентов, в отделе будет царить хаос, который ни к чему хорошему не приведет.

Сведите влияние человеческого фактора к минимуму, и тогда ваш процесс продаж будет напоминать воронку, а не дырявый дуршлаг, из которого постоянно вываливаются лиды, по разным причинам так и не дошедшие до покупки.

Если вам кажется, что для автоматизации отдела продаж достаточно внедрить CRM, то вы ошибаетесь. Да, CRM-система — это необходимый, но далеко не единственный инструмент, который поможет отделу продаж работать в разы эффективнее.

Представляем вам ТОП инструментов для автоматизации отдела продаж. Мы не говорим об обязательном использовании всех сервисов в работе одновременно, смотрите, на состояние и дыры конкретно вашего отдела продаж.

Необходима, если вы работаете со звонками. Позволяет автоматизировать бизнес-процессы, контролировать менеджеров и рационально распределять их время.

• Сделки и контакты создаются автоматически, по факту звонка. Менеджерам не нужно тратить время на заполнение таблиц, они не смогут ничего забыть или упустить;
  
• Задачи также создаются автоматически и распределяются между сотрудниками по мере их загруженности. Если контакт и сделка уже есть в системе, то созданная задача прикрепится к ответственному менеджеру;
  
• Все данные о рекламном канале, кампании и ключевом слове передаются в систему автоматически.
  
  

У современных сервисов коллтрекинга есть готовые решения интеграции с популярными CRM-системами. Они настраиваются в несколько кликов. Например, сервисы Ringostat и Pipedrive.

Нужна, если в компании взаимодействуют несколько отделов. К примеру, это сейлзы и отдел технической поддержки — менеджеры по продажам ставят задачи саппортам на подключение новых проектов и контролируют их выполнение. Для этих целей можно использовать ПланФикс или Jira Software — достаточно удобные и многофункциональные платформы для создания системы управления проектами.

У интернет-магазина могут таким образом взаимодействовать совершенно другие отделы: те же сейлзы и бухгалтерия или склад. Можно сделать шаблонную задачу, которая будет включать весь процесс продажи — от момента заключения сделки до отправки товара клиенту и уведомления всех ответственных.

В чем профит?

• К задаче подключены все исполнители, участники и аудиторы. Настраиваются сценарии и автоматические уведомления. К примеру, для интернет-магазина можно настроить автоматическое уведомление об отправке — когда товар отгружен, задача переходит в статус «Отправка», а клиент получает автоматическое уведомление о том, что его заказ в пути;
  
• Все задачи находятся под рукой — исполнители получают напоминание о дедлайнах, а руководитель видит загруженность каждого менеджера и объем выполненной работы;
  
• Действия по задаче видны исполнителям и аудиторам, все общение происходит в комментариях. Когда к задаче подключается новый участник, он сразу же будет в курсе происходящего.
  

Сегодня их существует много, они обладают примерно схожими функциями и находятся в разных ценовых диапазонах. Например, сервис Intercom. Это многофункциональная платформа, которая включает в себя онлайн-консультант, инструменты для анализа взаимодействия клиента с сайтом и персонализированные рассылки.

Зачем нужна?

• Все обращения в компанию (в онлайн-чат на сайте, по электронной почте и даже сообщения в Facebook Messenger) собираются в одном месте — это позволяет реагировать на них в рекордно короткие сроки;
  
• Все, кто зарегистрирован в системе, получают уведомления о новых обращениях на почту или мобильный телефон;
  
• Окно онлайн-чата, которое автоматически появляется на сайте, стимулирует посетителей задать вопрос и вовлекает их в диалог.
  
  

Важный момент — если вы используете онлайн-консультант, проследите, чтобы фотография и имя менеджера в нем были реальными. Это вопрос доверия к компании;

• Если клиент задал вопрос и закрыл окно чата, ответ он получит письмом на почту;
  
• К диалогам с клиентами можно подключать других сотрудников. При этом, клиенту ваша переписка будет не видна. Это очень удобно, если один менеджер не может самостоятельно решить задачу и вынужден привлечь другого специалиста.

Все обращения в компанию (в онлайн-чат на сайте, по электронной почте и даже сообщения в Facebook Messenger) собираются в одном месте — это позволяет реагировать на них в рекордно короткие сроки;

Все, кто зарегистрирован в системе, получают уведомления о новых обращениях на почту или мобильный телефон;

Окно онлайн-чата, которое автоматически появляется на сайте, стимулирует посетителей задать вопрос и вовлекает их в диалог.

Если клиент задал вопрос и закрыл окно чата, ответ он получит письмом на почту;

К диалогам с клиентами можно подключать других сотрудников. При этом, клиенту ваша переписка будет не видна. Это очень удобно, если один менеджер не может самостоятельно решить задачу и вынужден привлечь другого специалиста.

Для этих целей попробуйте приложение Gorgias Templates. Оно работает с самыми популярными почтовиками — Gmail, Inbox от Gmail, Microsoft Outlook и позволяет писать электронные письма гораздо быстрее, создавая персонализированные шаблоны и сниппеты. Также приложение помогает делиться шаблонами с командой и самостоятельно назначать сокращения для встраиваемых шаблонов текста.

Для автоматизации отправки писем и создания триггерных рассылок подойдет любой почтовый сервис. Например, GetResponse и Reply.io. Первый обладает очень гибкими настройками, второй удобен при создании триггерных рассылок для небольших групп.

Незаменимы, если вам необходимо не просто отправить коммерческое предложение, каталог или презентацию, но и проследить за реакцией на них. Для этих целей используют Salespal.

Зачем это нужно?

• Вы будете знать, открыл ли клиент документ и исходя из этой информации строить следующий разговор с ним;
  
• Вы сможете проследить, какие страницы вашего коммерческого предложения клиент изучил подробно, а какие пробежал поверхностно. Это также позволит подготовиться к следующему разговору и правильно расставить акценты.
  

Не бойтесь использовать дополнительные инструменты — они действительно облегчают работу, высвобождают львиную долю времени и справляются с рутинными задачами быстрее и эффективнее, чем люди. Потратив всего один день на настройку автоматизации, уже завтра вы сможете работать совсем по-другому, гораздо быстрее и эффективнее.