5 инструментов для автоматизации отдела продаж

7 июня 2021
Analytics
Продажи — один из самых сложных и стрессовых элементов любой бизнес-системы. Именно отдел продаж поможет удержать компанию на плаву даже в самые сложные периоды, и он же с легкостью ее потопит, когда этого никто не ожидает. В процессе работы возникает немало проблем, справиться с которыми без качественного структурирования задач и их последующего выполнения невозможно. Основные «проблемные зоны» это:

  • Потеря клиентов;
  • Утечка важной информации;
  • Недостаточно четкое и рациональное распределение времени специалистов отдела продаж;
  • Отсутствие системы в работе отдела продаж..

Есть много элементов построения сильного и непотопляемого отдела продаж. Сегодня мы говорим об одном из главных — автоматизации.
    Зачем нужна автоматизация отдела продаж
    Когда компания только развивается, поток клиентов небольшой и отдел продаж состоит из двух-трех человек, тратить время и ресурсы на автоматизацию их работы кажется лишним. Но когда необходимость станет действительно острой, сделать это быстро и без потерь уже намного сложнее.

    Многие компании до поры до времени даже не задумываются об автоматизации, доверяя лишь ручным действиям и таблицам Microsoft Excel. В лучшем случае, Google Таблицам. Тем самым руководители полностью перекладывают успех продаж на плечи менеджеров, и далее все зависит исключительно от их внимательности и ответственности. А меж тем, простые действия по автоматизации, которые можно выполнить за день, способны избавить от многих проблем отдела продаж, таких как:

    • Потеря информации и клиентской базы — нередко менеджеры уходят из компании, прихватив с собой часть клиентской базы. Если у вас нет единого хранилища информации, вы потенциально подвержены такому риску;
    • Нерациональное распределение времени менеджеров, много рутинных задач. Когда сейлзы тратят свое время на бесконечное заполнение таблиц и отчетов, им некогда заниматься основной работой — продавать;
    • Нет анализа эффективности как отдела в целом, так и каждого менеджера в частности;
    • Нет системного подхода и контроля. Если нет контроля и четко прописанных регламентов, в отделе будет царить хаос, который ни к чему хорошему не приведет.
    Потеря информации и клиентской базы — нередко менеджеры уходят из компании, прихватив с собой часть клиентской базы. Если у вас нет единого хранилища информации, вы потенциально подвержены такому риску;

    Нерациональное распределение времени менеджеров, много рутинных задач. Когда сейлзы тратят свое время на бесконечное заполнение таблиц и отчетов, им некогда заниматься основной работой — продавать;

    Нет анализа эффективности как отдела в целом, так и каждого менеджера в частности;

    Нет системного подхода и контроля. Если нет контроля и четко прописанных регламентов, в отделе будет царить хаос, который ни к чему хорошему не приведет.

    Сведите влияние человеческого фактора к минимуму, и тогда ваш процесс продаж будет напоминать воронку, а не дырявый дуршлаг, из которого постоянно вываливаются лиды, по разным причинам так и не дошедшие до покупки.
      Analytics
      Инструменты автоматизации
      Если вам кажется, что для автоматизации отдела продаж достаточно внедрить CRM, то вы ошибаетесь. Да, CRM-система — это необходимый, но далеко не единственный инструмент, который поможет отделу продаж работать в разы эффективнее.

      Представляем вам ТОП инструментов для автоматизации отдела продаж. Мы не говорим об обязательном использовании всех сервисов в работе одновременно, смотрите, на состояние и дыры конкретно вашего отдела продаж.
        1. Интеграция коллтрекинга и CRM
        Необходима, если вы работаете со звонками. Позволяет автоматизировать бизнес-процессы, контролировать менеджеров и рационально распределять их время.

        • Сделки и контакты создаются автоматически, по факту звонка. Менеджерам не нужно тратить время на заполнение таблиц, они не смогут ничего забыть или упустить;
        • Задачи также создаются автоматически и распределяются между сотрудниками по мере их загруженности. Если контакт и сделка уже есть в системе, то созданная задача прикрепится к ответственному менеджеру;
        • Все данные о рекламном канале, кампании и ключевом слове передаются в систему автоматически.

        У современных сервисов коллтрекинга есть готовые решения интеграции с популярными CRM-системами. Они настраиваются в несколько кликов. Например, сервисы Ringostat и Pipedrive.
          2. Платформа для управления проектами
          Нужна, если в компании взаимодействуют несколько отделов. К примеру, это сейлзы и отдел технической поддержки — менеджеры по продажам ставят задачи саппортам на подключение новых проектов и контролируют их выполнение. Для этих целей можно использовать ПланФикс или Jira Software — достаточно удобные и многофункциональные платформы для создания системы управления проектами.

          У интернет-магазина могут таким образом взаимодействовать совершенно другие отделы: те же сейлзы и бухгалтерия или склад. Можно сделать шаблонную задачу, которая будет включать весь процесс продажи — от момента заключения сделки до отправки товара клиенту и уведомления всех ответственных.

          В чем профит?

          • К задаче подключены все исполнители, участники и аудиторы. Настраиваются сценарии и автоматические уведомления. К примеру, для интернет-магазина можно настроить автоматическое уведомление об отправке — когда товар отгружен, задача переходит в статус «Отправка», а клиент получает автоматическое уведомление о том, что его заказ в пути;
          • Все задачи находятся под рукой — исполнители получают напоминание о дедлайнах, а руководитель видит загруженность каждого менеджера и объем выполненной работы;
          • Действия по задаче видны исполнителям и аудиторам, все общение происходит в комментариях. Когда к задаче подключается новый участник, он сразу же будет в курсе происходящего.
            3. Сервис для коммуникации с клиентами
            Сегодня их существует много, они обладают примерно схожими функциями и находятся в разных ценовых диапазонах. Например, сервис Intercom. Это многофункциональная платформа, которая включает в себя онлайн-консультант, инструменты для анализа взаимодействия клиента с сайтом и персонализированные рассылки.

            Зачем нужна?

            • Все обращения в компанию (в онлайн-чат на сайте, по электронной почте и даже сообщения в Facebook Messenger) собираются в одном месте — это позволяет реагировать на них в рекордно короткие сроки;
            • Все, кто зарегистрирован в системе, получают уведомления о новых обращениях на почту или мобильный телефон;
            • Окно онлайн-чата, которое автоматически появляется на сайте, стимулирует посетителей задать вопрос и вовлекает их в диалог.

            Важный момент — если вы используете онлайн-консультант, проследите, чтобы фотография и имя менеджера в нем были реальными. Это вопрос доверия к компании;

            • Если клиент задал вопрос и закрыл окно чата, ответ он получит письмом на почту;
            • К диалогам с клиентами можно подключать других сотрудников. При этом, клиенту ваша переписка будет не видна. Это очень удобно, если один менеджер не может самостоятельно решить задачу и вынужден привлечь другого специалиста.
            Все обращения в компанию (в онлайн-чат на сайте, по электронной почте и даже сообщения в Facebook Messenger) собираются в одном месте — это позволяет реагировать на них в рекордно короткие сроки;

            Все, кто зарегистрирован в системе, получают уведомления о новых обращениях на почту или мобильный телефон;

            Окно онлайн-чата, которое автоматически появляется на сайте, стимулирует посетителей задать вопрос и вовлекает их в диалог.

            Если клиент задал вопрос и закрыл окно чата, ответ он получит письмом на почту;

            К диалогам с клиентами можно подключать других сотрудников. При этом, клиенту ваша переписка будет не видна. Это очень удобно, если один менеджер не может самостоятельно решить задачу и вынужден привлечь другого специалиста.
              4. Автоматизация написания и отправки писем
              Для этих целей попробуйте приложение Gorgias Templates. Оно работает с самыми популярными почтовиками — Gmail, Inbox от Gmail, Microsoft Outlook и позволяет писать электронные письма гораздо быстрее, создавая персонализированные шаблоны и сниппеты. Также приложение помогает делиться шаблонами с командой и самостоятельно назначать сокращения для встраиваемых шаблонов текста.

              Для автоматизации отправки писем и создания триггерных рассылок подойдет любой почтовый сервис. Например, GetResponse и Reply.io. Первый обладает очень гибкими настройками, второй удобен при создании триггерных рассылок для небольших групп.
                5. Инструменты для отслеживания открытия писем
                Незаменимы, если вам необходимо не просто отправить коммерческое предложение, каталог или презентацию, но и проследить за реакцией на них. Для этих целей используют Salespal.

                Зачем это нужно?

                • Вы будете знать, открыл ли клиент документ и исходя из этой информации строить следующий разговор с ним;
                • Вы сможете проследить, какие страницы вашего коммерческого предложения клиент изучил подробно, а какие пробежал поверхностно. Это также позволит подготовиться к следующему разговору и правильно расставить акценты.
                  Выводы и совет
                  Не бойтесь использовать дополнительные инструменты — они действительно облегчают работу, высвобождают львиную долю времени и справляются с рутинными задачами быстрее и эффективнее, чем люди. Потратив всего один день на настройку автоматизации, уже завтра вы сможете работать совсем по-другому, гораздо быстрее и эффективнее.
                    Мы используем файлы cookies для наилучшего представления нашего сайта. Продолжая использовать salespal.com, вы соглашаетесь с использованием cookie-файлов.
                    OK
                    Подпишитесь на рассылку — получите скидку 20%
                    Мы пишем только о том, что полезно и интересно: о продажах, маркетинге и новых технологиях. Одно письмо с лучшими материалами за 14 дней. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить!
                    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности.