5 причин почему вам стоит переходить в digital формат и меньше печатать

Пандемия коронавируса вынудила всех нас переосмыслить нашу личную и рабочую жизнь: маски для лица становятся обязательным аксессуаром, а работа из дома — новой нормой. В то время как некоторые отрасли приспособились к изменениям и перевели все свои коммуникации в онлайн, другим не повезло. Они слишком долго зависели от физических носителей, поэтому переход в цифровое пространство для них был бы не таким легким.

Возьмем, например, рестораны с модными меню, печать которых стоит больших денег, или розничных продавцов с их товарами, производителей с продукцией, которую они хотят продемонстрировать. Как вы переместите сотни страниц каталога с образцами обоев в интернет?!

Очевидно, что необходимо разрабатывать новые стратегии, даже если не каждый будет готов их принять, но они будут более чем полезны в долгосрочной перспективе. В конце концов, переход от физического к цифровому необходим и оправдан тем, что потребители из-за пандемии осознали, что печатная и другая физическая продукция небезопасна. Эта угроза вряд ли исчезнет в ближайшее время, потому что последствия COVID-19 будут преследовать нас до 2021 года, если не дольше.

Поэтому перенос вашей документации в digital формат, безусловно, является необходимостью. Но насколько выгоден этот новый способ для бизнеса? Мы изучили этот вопрос и предлагаем вам 5 главных преимуществ перехода на электронный формат.

1. Электронный формат безопаснее использовать

И мы даже не говорим о веб-безопасности.

Электронный формат не требует физического контакта, что является огромным преимуществом в наши дни. Если вы используете свой собственный телефон или планшет, вам не нужно беспокоиться о том, чьи руки коснулись этого каталога или этого меню. Вы можете просто получить доступ к электронной версии документа.

То же самое касается товаров розничной торговли. Насколько нам повезло, что мы можем просто заказать товары онлайн, не выбирая их в магазине, когда высок риск заражения при контакте? Количество людей, покупающих онлайн, быстро увеличилось в 2020 году , достигнув 2,02 миллиарда. Это включает в себя продажи как B2C, так и B2B.

Интернет-магазины позволяют покупателям чувствовать себя в безопасности при совершении покупок, поэтому размещение ваших товаров онлайн может увеличить степень доверия к вам со стороны потребителей - если вы удовлетворите их потребности в процессе их онлайн-покупки, то они совершат повторные покупки уже в вашем магазине.

Вы заметили, сколько кафе сократили или полностью избавились от печатных меню? У некоторых теперь есть большие доски с написанными на них пунктами. А наиболее технически подкованные рестораны перешли на онлайн-меню, доступные путем сканирования QR-кода. Эта простая, но эффективная технология позволяет рестораторам оставаться в игре и обеспечивать безопасность посетителей, которую они ожидают сегодня от любого бизнеса. Коды отображаются на прилавке или даже в виде наклеек на каждом столе, чтобы клиенты могли просматривать электронные меню прямо на своих телефонах. Часто такие онлайн-меню представлены в виде флипбуков, как показано ниже.

2. Переход в digital — это шаг к более чистой окружающей среде

Знаете ли вы, что за последние 10 лет лесные пожары уничтожали в среднем по 2,75 млн. гектаров в год только в США? И разрушительные пожары в Австралии в 2020 году сожгли около 19 миллионов гектаров. Эти ошеломляющие цифры являются лишь частью глобального экологического кризиса. Печальная правда состоит в том, что независимо от того, для чего вы используете бумагу — для годовых отчетов, каталогов продаж или ежемесячных журналов, - они будут тут же выкинуты.

Экологичность не только затрагивает вашу корпоративную социальную ответственность, но также улучшает имидж вашего бренда и представляет вас как компанию, заботящуюся об экологии. В любом случае, печать уходит в прошлое: никто не хочет носить с собой листовки и брошюры, которые вы им даете. Однако если вы выберете электронный формат, вы привнесете изменения в свой бизнес. Ваши клиенты и сотрудники всегда будут иметь под рукой материалы, готовые к просмотру на ходу в любое время.

Например, каталог с более чем 300 страницами определенно будет работать лучше в электронном формате. Документ, который не надо скачивать, к которому легко получить доступ с любого устройства и перемещаться по нему — это говорит само за себя. И это сохраняет деревья, потому что вы будете отправлять их по электронной почте сразу нескольким клиентам, а не распечатывать несколько копий, от которых они, вероятно, избавятся. По сути, вы будете предоставлять своим клиентам выбор, когда и как использовать ваши документы!

3. Меньше бумаги — меньше затрат

Если вас не слишком беспокоит то, что физические носители небезопасны в использовании, и вы не готовы присоединиться к «зеленой» кампании, есть еще одна причина отказаться от печати — снижение расходов. Вместо того чтобы тратить тысячи долларов на физические копии ваших документов, вы можете инвестировать только в один инструмент, который их переведет в электронный формат.

Сегодня печать можно считать ненужными затратами. Когда 50% всех отходов от бизнеса состоит из бумаги, возникает вопрос, нужно ли компаниям столько бумаги. Черновики, конечно, не нужно печатать, и даже финальные версии документов могут быть выпущены в электронном формате. Хитрость заключается в том, чтобы выбрать формат, который выглядит профессионально — таким образом, вы предстанете как инновационная компания, открытая для новых технологий.

Печать требует больших затрат не только в денежном эквиваленте, но и в человеко-часах. Чтобы издать журнал, нужна целая команда: копирайтеры, фотографы, дизайнеры, маркетологи, техники. И потом, чтобы все эти усилия были потрачены впустую, когда журнал выбросят в мусорное ведро? С другой стороны, электронный журнал будет жить вечно или, по крайней мере, столько, сколько вы захотите. И ваша команда будет знать, что их работа всегда доступна для просмотра.

4. Печатные документы не интерактивны

Печатные документы — определенно не лучший формат, с точки зрения интерактивности. Цветная или черно-белая бумага все равно остается бумагой. Бумажный документ плоский и неинтересный по сравнению со множеством форматов, доступных онлайн.

Возьмем, например, GIF и всплывающие окна. Они делают живой страницу, на которой находятся ваши читатели, и служат инструментами, которые одновременно привлекают и обучают читателей. Вы можете добавить графики в виде GIF-файлов, чтобы сделать любой отчет более наглядным и интересным. Кроме того, всплывающие окна хорошо работают в каталогах продукции, где люди могут увидеть предмет вблизи.

И конечно, есть видео — формат, который печать просто не может догнать. Видеоролики были спасением для некоторых производителей во время пандемии. Не имея возможности продемонстрировать свою продукцию в автономном режиме, им пришлось оцифровывать свои каталоги и добавлять видео прямо туда, где раньше были образцы продукции. Конечно, видео не сможет передать текстуру плиток или обоев, но оно все же достаточно наглядное, чтобы потребители могли заинтересоваться.

5. Вы можете использовать освободившееся пространство из-под бумаги подо что-то более важное

Ваша компания хранит старые отчеты? Груды финансовых бумаг? Или, может быть, архивы с устаревшими журналами, корпоративные брошюры и листовки? Вы можете так много сделать с этим пространством для хранения бумаг, если освободите его! Сделайте ремонт — вот и дополнительная комната для офиса; создайте место, где сотрудники могут расслабиться за чашкой кофе и быстро поболтать; или добавьте там коврики для йоги или даже для сна! Возможности для улучшения этого пространства безграничны.

И не нужно ломать голову — что сделать со всей этой бумагой. Это двухэтапный процесс: сначала вы оцифровываете их, а затем перерабатываете! Хорошим началом было бы сканирование вашего контента, а затем преобразование в любой электронный документ, который вы хотите — от PDF-файлов до интерактивных флипбуков . Как только вы это сделаете, вы сможете легко хранить свои архивы в цифровом виде. А что касается переработки, это довольно просто и не требует пояснений. Просто найдите программу утилизации, которая лучше всего подходит вашей компании и отражает ваши ценности.

Переходите в digital уже сегодня

Убедили ли мы вас, что отказ от печати и других физических носителей — это путь вперед? Этим шагом вы не только позаботитесь о здоровье и безопасности ваших клиентов, но и поможете окружающей среде. Не говоря уже о ресурсах, которые вы сэкономите, если откажетесь от печати: деньги, человеко-часы, коллективные усилия и офисные помещения.

Источник: 5 Benefits of Printing Less and Going Digital Instead
Автор: Лада Баканова
Перевод: Иван Гнездилов